Åtta tips att tänka på när du formulerar ett anbud. Det bjöd Fredrik Flodin, specialist i upphandlingsfrågor på PwC, på vid ett digitalt frukostseminarium om hur man vinner en upphandling, som Famna nyligen anordnade.
Fredrik Flodin inledde seminariet med att gå igenom de tre upphandlingsformer som har mest betydelse för den idéburna sektorn – lagen om valfrihetsystem (LOV), Lagen om offentlig upphandling (LOU) och Idéburet offentligt partnerskap (IOP). IOP, som saknar en rättslig definition i dag, är en samverkansform som kan användas där det inte finns en marknad och upphandlingsreglerna inte är tillämpliga.
– IOP är inte förbjudet, men måste göras på rätt sätt. I samband med sin utredning Idéburen välfärd (SOU2019:56) tog utredaren Samuel Engblom fram en handledning om IOP. Den kan du skicka till den som är osäker på hur ett idéburet offentligt partnerskap kan användas, informerade Famnas generalsekreterare Ulrika Stuart Hamilton om vid seminariet.
Organisera anbudsprocessen
Ju bättre planeringen är i starten desto större är möjligheten att lyckas. Börja i god tid med att bestämma vilka resurser som din organisation behöver för att lyckas med upphandlingsarbetet. Projektledare, kalkylator, sakägare, layout och avtalsvillkor är funktioner och kompetenser som behövs.
Ett råd är att inte underskatta betydelsen av ett prydligt layoutat och tilltalande anbud. Ett annat råd rör avtalsvillkoren som enligt Fredrik Flodin är ett nedprioriterat område.
– Ofta accepteras avtalsvillkoren utan analys. Kom ihåg att om man svarat på ett anbud har man accepterat villkoren, säger Fredrik Flodin.
När det till slut är det dags att lämna in anbudet, vänta inte till sista sekund. Tänk på att det till exempel kan uppstå tekniska problem vid inlämningen, och myndighetens tekniska support är inte tillgänglig sent på kvällen.
Fredriks åtta tips
Fredrik Flodin gav de dryga 50 åhörarna följande åtta tips när man förbereder att svara på ett anbud: 1) Starta arbetet snarast, eftersom tiden alltid är knapp. 2) Utgå från vad som utvärderas. Lägg tid och resurser på det. 3) Process. Fastställ tydliga roller och ansvar internt. 4) Katalogisera logiskt. Ordning och reda kommer att vara hjälp på vägen. 5) Var restriktiv med material. Om myndigheten in bett om en sak, skicka den inte. 6) Formgiv och korrekturläs. Stavfel etc kan försämra intrycket. 7) Analysera utfall. Varför vann vi, eller inte? 8) Återvinn arbetsmaterial med klokhet.
Om du missade seminariet finns här en inspelning av det.
Seminariet är en uppföljning av ett seminarium om hur man påverkar en upphandling, som arrangerades i februari. Ta gärna del av det.
Fler webbinarier under våren
Under våren följer ytterligare några frukostwebbinarier på temat tillväxt. Den 23 april bjuds på inspirationsföreläsning med konkreta tips under rubriken ”Starta upp ditt hållbarhetsarbete”. Föreläsare är AnnaCarin af Forselles, förändringsledare A Walk in the Forest. Den 21 maj är det ytterligare ett seminarium med upphandlingsfokus – ”Så får du kommunen och regionen att lyssna på dig”. Medverkar gör Fredrik Saweståhl, Paues Åberg Kommunikation och Tomas Lindroos, Eskilstuna Stadsmission.
Mer information om upphandlingar blir det den 4 maj, klockan 09.00-10.00. Famna har bjudit in Reuterman Advokatbyrå för att erbjuda dig som medlem en snabbkurs i hur du vinner offentliga kontrakt.
Du som är intresserad av att veta mer om seminarier och utbildningar inom ämnet tillväxt, kontakta Klara Rapp på klara.rapp@famna.org
Senast uppdaterad 2021-04-28
Fler nyheter från Famna